Kopstrāde ir labs veids, kā parūpēties par valsts iestāžu darbiniekiem, kuri strādā attālināti

Cēsīs, ēkā Krišjāņa Valdemāra ielā 2, ko cēsnieki zina kā bijušo Valsts ieņēmumu dienesta (VID) namu, publiskā sektora darbiniekiem atvērts pirmais valsts kopstrādes birojs. Tas veidots  pēc mūsdienās atzītā aktivitātēs balstīta biroja principiem.

“VID visa ēka nav nepieciešama, bet tā jāuztur. Veicot optimizāciju, VID pārcēlās uz otro stāvu, trešais stāvs pielāgots prokuratūras vajadzībām, kas pārcēlās no telpām privātā īpašumā. Pirmajā stāvā izveidotas mūsdienīgas kopstrādes telpas,” stāsta VAS “Valsts nekustamie īpašumi” (VNĪ) nekustamo īpašumu vadītāja Baiba Zūle.

Tas ir pilotprojekts, un līdz gada beigām par telpu izmantošanu nav jāmaksā. “Darbam tiek piedāvāta pilnībā aprīkota darba vieta ar visu nepieciešamo: ergonomiski galdi, krēsli, IT atbalsts, atbilstošs mikroklimats, tējas, kafijas, ūdens u.c.    Birojā ir gan zonas individuālam darbam, kas prasa koncentrēšanos, gan sadarbības zonas efektīvam komandas darbam un apspriežu telpas , gan atpūtas zonas, koplietošanas virtuve un citas nepieciešamās telpas. Darbinieks izvēlas zonu, kas piemērota konkrētā darba veikšanai. Par kārtību kopstrādes telpās rūpējas biroja administrators.

“Ne viens vien valsts pārvaldes darbinieks dzīvo Cēsīs, bet darbs ir Rīgā. Daudzi strādā attālināti. Saprotams, ka strādāt no mājas nav vienkārši. Ir iespēja kaut pāris reižu nedēļā atnākt pastrādāt    birojā. Tas nebūt nav mazsvarīgi darbinieku labbūtībai. Te iespēja satikt citus, iepazīties.    Viens no    atvērtā biroja mērķiem ir veicināt komunikāciju. Kopstrāde ir labs      veids, kā parūpēties par tiem valsts iestāžu darbiniekiem, kuri strādā attālināti,” uzsver B.Zūle.

Darbu kopstrādes birojā jau izmēģinājuši Dabas aizsardzības pārvaldes,    Valsts zemes dienesta (VZD)    darbinieki. Astoņas darba vietas rezervētas VZD.

“Mums katram ir nodrošināti divi monitori, jo tas darbā nepieciešams. Ar portatīvo datoru strādāt nevar. Kostrādes telpās strādāju no pirmās dienas, esmu pieradusi. Te ir mūsdienīga, gaumīga, klusa vide. Ir klusuma kabīnes, kur parunāties, netraucējot citus. Kopstrādes telpas arī citās valstīs ir    līdzīgas, dažviet starp blakus galdiem nav arī nodalījuma,” pastāsta VZD kadastra inženiere Adrija Cērpiņa un piebilst, ka ne katrs ātri pielāgojas jaunajās telpās.    Ar smaidu viņa atceras, kā pirmajā dienā brīnījusies, ka    zem galda nav papīrgroza. “Bet nav jau arī    vajadzīgs, jo darbs notiek elektroniski. Aprakstītās lapas sasmalcina, papīra, ko izmest, patiesībā nav. Ja kāds tomēr ir, virtuvē var iemest šķirotajos atkritumos. Tā nav problēma, un tagad šķiet smieklīgi, ka sākumā par to iedomājos,” atklāj A.Cērpiņa un uzsver, ka ikdienā īpašuma pārvaldniece Linda Rubeze    rūpējas, lai telpās vienmēr ir skaisti, lai virtuvē, sarunu telpās vāzē ir ziedi. Ja ir kāda saim­nieciska problēma, tā uzreiz tiek atrisināta.

Pētījumi par atvērto biroju priekšrocībām rāda, ka pārmaiņas pozitīvi ietekmē gan darbinieku labsajūtu un iesaisti, gan sniegto pakalpojumu kvalitāti un ātrumu, kas klientiem īpaši svarīgi. Vienlaikus ievērojami samazinās izmantoto telpu platība, kā arī apsaimniekošanas un uzturēšanas izdevumi.

“Ir trīs sarunu telpas: “Gauja”, “Ezerpils” un “Vidzeme”. Var rezervēt konkrētu laiku apspriedēm. Tās bez maksas var izmantot arī citas valsts iestādes,” stāsta B.Zū­le .

“Ir atvaļinājumu laiks, bet vairāki cēsnieki interesējušies par iespēju strādāt birojā rudenī. Interesēju­sies arī Siguldas pašvaldības darb­iniece, jo savu reizi ērtāk būtu strādāt birojā. Pie mums darba vietas var izmantot arī pašvaldību, valsts kapitālsabiedrību darbinieki. Cēsniekiem tā ir iespēja, gaidām interesentus,” saka B. Zūle.

VNĪ ilgtermiņa redzējums ir vieda un efektīva darba vide publiskajai pārvaldei, kas paredz atteikšanos no individuālām biroju ēkām katrai iestādei, veidojot koplietojamus birojus. Latvijas un citu Eiropas valstu pieredze parāda, ka lielai daļai valsts pārvaldē nodarbināto nav nepieciešams pastāvīgi atrasties birojā, lai veiktu darba pienākumus, un palielinās nepieciešamība pēc tādas darba vides, kas ļauj ātri un efektīvi risināt starpnozaru jautājumus un veicina sadarbību. Patlaban pēc VNĪ aplēsēm vidējā platība uz vienu nodarbināto valsts iestāžu birojos Rīgā ir 20,5 m2, atsevišķos gadījumos sasniedzot pat 50 m2. Plānots, ka 2027. gadā viena valsts pārvaldē nodarbinātā nosacītās darba vietas vidējā aprēķinātā platība nebūs lielāka par 10 m2.

Modernizācijas plāns paredz kopstrādes birojus iekārtot arī Daugavpilī un Liepājā. Cēsu kop­strādes biroja pilotprojekts parādīs, vai valsts iestādēm un darbiniekiem ir vajadzība pēc šādām telpām, kā arī to, kāds ir uzturēšanas un apsaimniekošanas izmaksu samazinājums.